Büromanagement: Der sichere Aufbau und das effiziente Führen eines Planungsbüros

Ähnlich der Projektplanung sollte auch eine zukunftsgerichtete und die organisatorischen Ziele des Unternehmens berücksichtigende Büroplanung effizient und vorausblickend aufgesetzt werden. Viele Einzelunternehmer:innen und kleinere Planungsbüros unterschätzen oftmals die Notwendigkeit von strukturierter Planung des eigenen Büroapparates und erkennen deren Nutzen erst zu spät. „Just do it“ Ansätze nach dem „Trial-and-Error“ Prinzip führen meist zu falsch oder nachlässig aufgesetzten Strukturen, die sich im Nachgang nur noch schwer lösen lassen.

Das Seminar vermittelt einfache Instrumente und Begrifflichkeiten, die eine sichere und effiziente Büroplanung mit Weitblick zulassen. Neben dem strukturellen Aufbau des Büros (Organigramm) werden die Personal- und Ressourcenplanung, die Budgetplanung, die Liquidität und damit einhergehende Kostentreiber vorgetragen.

Inhalte:

Bürostruktur:

• Personalstruktur bzw. Unternehmensstruktur und damit verbundene administrative Tätigkeiten und deren Auswirkungen auf die Profitabilität und Ressourcenplanung
• Unternehmenskultur: Besprechungskreise, Personalentwicklung als planbarer Bestandteil des Büroalltags
• Vorlagen, Instrumente und Tools zur Steuerung administrativer Tätigkeiten
• Die Notwendigkeit von zahlenbasierten Quartalsgesprächen und Reportings

Finanzen:

• Budgetplanung und mittlerer Bürostundensatz
• Produktive Stunden / unproduktive Stunden
• Liquiditätsplanung
• Kalkulation mittlerer Gemeinkosten- / Nebenkostenzuschlag
• Benchmarking
• Ressourcensteuerung im laufenden Betrieb eines Planungsbüros (Soll-Ist Abgleich)

Kapazitätsplanung

• Personalstamm und Einsatzplanung
• Fehleranalyse bei Verlusten oder Unproduktivität

Lernziele der Veranstaltung
Nach Absolvierung des Seminars können die Teilnehmenden die Notwendigkeit einer strukturierten Büroplanung besser einschätzen und auf die eigenen Bedürfnisse adaptieren. Anhand von (Rechen-)Beispielen, Modellen und Darstellungen gelingt es den Teilnehmenden die Struktur und das laufende Reporting in Ihrem eigenen Alltag zu implementieren.

Zielgruppe der Veranstaltung
Architekt:innen und Ingenieur:innen, die ein Büro leiten oder planen sich selbstständig zu machen. Leitende Mitarbeiter:innen in Architektur- und Ingenieurbüros (Büro- bzw. Standortleitung, Abteilungsleitung, …), allgemein am Thema interessierte Personen.

Didaktische Methoden der Veranstaltung:
Webinar / Seminar als Frontalvortrag unter Mitarbeit der Teilnehmenden. Anschauliche Kalkulationsbeispiele, die die betriebswirtschaftliche Notwendigkeit von Planung verdeutlichen. Austausch und Diskussion.

Teilnahmevoraussetzungen:
Grundkenntnisse von Begrifflichkeiten des Projektmanagement bzw. Grundzüge der Betriebswirtschaftslehre.

Max. Anzahl an VeranstaltungsteilnehmerInnen 50

Dauer 4 Unterrichtseinheiten zu je 50 Minuten (davon 45 Minuten Unterricht, 5 Minuten Pause)

Abschluss der Veranstaltung Teilnahmebestätigung

Inkludierte Leistungen
Teilnahme an der Veranstaltung und digitale Vortragsunterlagen

Anmeldeschluss: 7.6.2023, 12 Uhr

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